Wenn man vor lauter Arbeit die Projekte nicht mehr sieht, ist es höchste Zeit seine Projektplanung und seinen Workflow zu überdenken. Kürzlich war es soweit und vor lauter Kleinprojekten wußte ich nicht mehr wo ich starten soll.
Ein paar Gedanken zum Thema strukturiertes Arbeiten und mit welchen Tools was erledigt werden kann und soll. Wichtig ist, dass nicht ein Tool für alles verwendet werden kann. Die eierlegende Projektwollmilchsau gibt es nicht. Jedes Tool hat sein spezielles Einsatzgebiet.
Die erste Überlegung ist also die Arbeit grundlegend zu strukturieren. Was muss alles geplant und organisiert werden? Ziel ist es einen Überblick zu bekommen, nichts zu versäumen und den Kopf frei zu halten. Der Kopf muss befreit werden vom Satz: „Das darf ich nicht vergessen!“ Alles dies muss erfasst werden, um zur richtigen Zeit am richtigen Ort zu sein.
Folgende Arbeitsabläufe beziehen sich auf meine Arbeit als selbstständiger Grafiker, nicht als Blogger. Als Webworker arbeite ich wieder ein wenig anders. Beginnen wir am Anfang: Ich bekomme eine Mail oder einen Anruf mit einer Anfrage. Wir starten also mit dem Kommunikationsmanagement.
Kommunikation
Um konzentriert und ohne Ablenkung zu arbeiten, ist es wichtig Zeiten für die Kommunikation zu reservieren. Den Mailverkehr am Beginn oder Ende der Arbeit zu bündeln. Ob das Telefonat auch während der Arbeit bimmeln darf ist jedem selbst überlassen. Die kurze Unterbrechung führt zu einem Bruch in der Arbeit und es dauert, bis die Konzentration wieder voll da ist. Telefonate, wenn möglich also am besten auch während der Arbeit abdrehen. Für Messenger gilt das Gleiche.
Gut, die Mail ist eingelangt und benötigt nun eine Reaktion. Meistens beantworte ich die Anfrage innerhalb kurzer Zeit, damit der Kunde weiß, dass ich das Mail erhalten habe. Darin schreibe ich, wann ich mich um das Anliegen kümmern werde. Als Mailtool verwende ich Google Inbox. Ich habe einen kostenpflichtigen Google-Account und kann damit meine eigene Domain verwenden. Das beantwortete Mail wird abgehackt, erledigt.
Verlangt die Mail außer einer Antwort ein weiteres Zutun, dass ich nicht sofort erledigen kann, unterscheide ich ob es eine Aufgabe oder ein Projekt ist. Eine Aufgabe kommt in ToDoist und wird dort erfasst. Ein Projekt kommt in Trello. Wie unterscheide ich Aufgabe und Projekt?
Aufgabe oder Projekt?
Eine Aufgabe ist in einem Arbeitsgang erledigt, z.b. Brief zur Post bringen. Darf ich nicht vergessen, will ich mir aber nicht merken. Ein Projekt verlangt eine weiterführende Kommunikation mit dem Kunden. Ein Projekt in Trello erfasst beinhaltet bei mir die Aufgabenbeschreibung, Checklisten, Abgabefristen, Speicherorte und eine interne Kommunikation mit der ich den Fortschritt dokumentiere.
Diese Infostruktur zeigt, dass ich die Projekte nicht in den üblichen To-Do-Tools anlegen kann, da die Funktionalität dort in den meisten Fällen nicht ausreicht oder einfach unterdimensioniert ist. Trello ist da einfach perfekt.
Umgekehrt könnte ich die Aufgaben auch als Projekte anlegen, aber das passt nicht zu meinem Arbeitsablauf und wäre in dieser Richtung unübersichtlich und overdressed. Tja, wie schon geschrieben: Jeder Teil der Planung benötigt sein spezielles Tool.
Termine
Wichtiger Aspekt einer guten Organisation ist die Zeitplanung. Für Treffen und Besprechungen nutze ich den Google-Kalender. Auch wenn ich plane jemanden anzurufen, notiere ich dazu einen Termin in Google. Die Abgabefristen der Projekte hingegen sehe ich in der Kalenderansicht von Trello.
Besprechungsnotizen
Umfangreiche Gesprächsprotokolle während Besprechungen erstelle ich analog mit Stift und Papier. Diese wollen dann aber auch digitalisiert sein, um nicht in der Versenkung zu verschwinden. Ich benutze dazu OneNote von Microsoft. Dort gibt es ein Notizbuch Kunden, in dem jeder Kunde einen Reiter hat. Dort erstelle ich eine Niederschrift aller Gespräche, inkl. der Aufgaben und ausgemachten Termine. Wichtig ist diese Niederschrift möglichst knapp nach der Besprechung anzufertigen, damit nichts verloren geht. Hier ergänze ich meistens noch ein paar Sachen, die sich im Gespräch ergeben haben.
Während der Arbeit schaue ich regelmäßig auch hier in die Notizen, ob ich nichts vergessen habe. Aus diesen Notzen heraus erstelle ich meine Aufgaben, Projekte und Termine. In allen Tools verwende ich Tags oder Kategorien um die Tasks den Kunden oder Projekten zuzuordnen. So kann ich alle Projekte oder Aufgaben für einen Kunden auf einmal erledigen.
Zeiterfassung und Rechnungslegung
Die Zeit erfasse ich mit Timings, die Rechnungen werden mit GrandTotal erstellt. Beide sind vom gleichen Hersteller und spielen sehr gut zusammen. Mit manchen Kunden habe ich Stundentarife vereinbart, die ich gut mittracken kann und monatlich oder Quartalsweise abrechne. Andere Aufträge verrechne ich pauschal und kann dafür in GrandTotal Vorlagen erstellen.
Wechselwirkungen
Wichtig ist konsequent mit den Tools zu arbeiten und diese auch genau den eigenen Vorgaben entsprechend zu verwenden. Keine Aufgaben in den Kalender, Keine Termine in der Projektverwaltung. Keine Zeiterfassung in die Besprechungsnotizen, etc. Alles ist ganz klar eingeteilt und strukturiert.
Mit der Zeit ist man mit seinem Organsiationsablauf vernetzt und verwendet alle Tools ganz selbstverständlich. Auch im Tagesablauf sind diese dann im persönlichen Workflow eingebaut und werden zur richtigen Zeit verwendet.
Workflow Fazit
Bei mir greifen diese Tools zur Zeit sehr gut ineinander. Ich bin ein großer Freund von solchen Arbeitshelfern und probiere immer wieder Neues aus. Ich hatte schon Omnifocus, Wunderlist, Things, Clear, Evernote, etc. im Einsatz. Meist probiere ich diese Tools dann über einen langen Zeitraum (halbes bis ein Jahr) aus, um wirklich zu sehen, ob sie für mich Sinn machen. Leider finde ich dann oft Kleinigkeiten, die mir nicht ganz passen und ich sehe mich nach Alternativen um.
Bei Omnifocus beispielsweise hat mich gestört, dass ich auf iOS und OSX Rechner beschränkt war und keine Weboberfläche hatte. Das war teilweise sehr störend. Trello und Todoist bieten beide eine gute Weboberfläche, mit der ich systemübergreifend arbeiten kann. Omnifocus war ansonsten ein super Tool.
Soweit meine Workflow Tools. Mit was arbeitet ihr und welche Erfahrungen könnt ihr teilen?
